Kadry, płace i ZUS: stosunek pracy i lista płac

Zakres kadr, płac i ubezpieczeń społecznych w bloku V trzeba czytać praktycznie: egzamin nie sprawdza wyłącznie znajomości definicji, lecz umiejętność rozpoznania skutku kadrowego, płacowego, ubezpieczeniowego i księgowego. Przepisy przywołane niżej pochodzą z Kodeksu pracy oraz z ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; wpłaty do PPK reguluje ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. Nacisk w pytaniach pada na potrącenia z wynagrodzenia, podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Stosunek pracy, umowy i obowiązki pracodawcy

Punktem wyjścia jest art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Stosunek pracy powstaje wtedy, gdy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Na egzaminie trzeba umieć odróżnić tę konstrukcję od samego wykonywania czynności za zapłatą. Cechy rozpoznawcze z przepisu to: praca określonego rodzaju, kierownictwo pracodawcy, miejsce wyznaczone przez pracodawcę, czas wyznaczony przez pracodawcę i odpłatność.

Art. 25 § 1 wskazuje trzy rodzaje umów o pracę:

• na okres próbny,
• na czas określony,
• na czas nieokreślony.

Treść umowy wynika z art. 29 § 1. Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a przy pracodawcy będącym osobą fizyczną bez siedziby - adres zamieszkania, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W szczególności musi wskazywać rodzaj pracy, miejsce lub miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Przy umowie na okres próbny dochodzą elementy dotyczące czasu jej trwania albo dnia zakończenia, a przy umowie na czas określony - czas trwania albo dzień zakończenia.

W pytaniach testowych łatwo pojawia się wariant odpowiedzi, w którym brakuje składników wynagrodzenia albo miejsca wykonywania pracy. To nie jest drobiazg formalny. W art. 29 § 1 te elementy są wymienione wprost.

Obowiązki pracodawcy z art. 94 obejmują między innymi zaznajamianie pracowników z zakresem obowiązków, informowanie o warunkach zatrudnienia, organizowanie pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, terminową i prawidłową wypłatę wynagrodzenia oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dla egzaminu szczególne znaczenie ma art. 94 pkt 9a i 9b: pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokumentacja ma być przechowywana z zachowaniem poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Rozwiązanie umowy, wypowiedzenie i zdarzenia kończące rozliczenia

Art. 30 § 1 Kodeksu pracy wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę. Umowa rozwiązuje się:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• z upływem czasu, na który była zawarta.

Okres wypowiedzenia dla umowy na czas nieokreślony i umowy na czas określony reguluje art. 36 § 1. Zależy on od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

W zadaniach egzaminacyjnych trzeba pilnować, że przepis mówi o okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie należy automatycznie sumować całego stażu zawodowego, jeżeli w pytaniu nie wynika to z podstawy prawnej.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika opisuje art. 52 § 1. Pracodawca może to zrobić w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia w czasie trwania umowy przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnianie na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste albo stwierdzone prawomocnym wyrokiem, oraz w razie zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na stanowisku.

Zakończenie stosunku pracy ma również wymiar płacowy. Art. 171 § 1 stanowi, że przy niewykorzystaniu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Z kolei art. 152 § 1 potwierdza prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie, lista płac i potrącenia

Z art. 78 § 1 wynika zasada ustalania wynagrodzenia: powinno odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu oraz uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy. Art. 80 dodaje zasadę rozliczeniową: wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Art. 85 § 1 wymaga wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Na liście płac trzeba odróżnić naliczenie wynagrodzenia brutto, odliczenia publicznoprawne i inne potrącenia oraz kwotę do wypłaty. Kolejność jest sztywna i wynika z art. 87 § 1 Kodeksu pracy.

Z wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat do PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania, podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4. kary pieniężne przewidziane w art. 108.

To jest jeden z najważniejszych fragmentów egzaminacyjnych. Jeżeli pytanie brzmi, która należność może być potrącona bez zgody pracownika jako pierwsza w kolejności, odpowiedzią są sumy egzekwowane na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych. Jeżeli pytanie akcentuje, że potrącenia dokonuje się po odliczeniu składek, zaliczki podatkowej i wpłat do PPK, trzeba wrócić dokładnie do katalogu z art. 87 § 1.

Granice potrąceń obowiązkowych wyznacza art. 87 § 3 i 4 Kodeksu pracy. Potrącenia mogą sięgać:

• trzech piątych wynagrodzenia - przy egzekucji świadczeń alimentacyjnych,
• połowy wynagrodzenia - przy egzekucji innych należności i przy potrącaniu zaliczek pieniężnych.

Potrącenia z punktów 2 i 3 katalogu nie mogą łącznie przekroczyć połowy wynagrodzenia, a razem z alimentami - trzech piątych.

Do tego dochodzi kwota wolna z art. 87¹ § 1. Wolne od potrąceń jest: minimalne wynagrodzenie po odliczeniu składek, zaliczki podatkowej i wpłat do PPK - przy egzekucji należności innych niż alimentacyjne; 75 procent tej kwoty - przy zaliczkach pieniężnych; 90 procent - przy karach pieniężnych z art. 108. Przy niepełnym etacie kwoty te zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Przy egzekucji alimentów kwoty wolnej nie ma.

Potrącenia inne niż wymienione w art. 87 § 1 wymagają pisemnej zgody pracownika - to jest właśnie kategoria potrąceń dobrowolnych, na przykład składki na ubezpieczenie grupowe albo spłata pożyczki z zakładowego funduszu.

Choroba, urlop i godziny nadliczbowe w rozliczeniu płacowym

Art. 92 § 1 reguluje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy. Za czas choroby albo odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwający łącznie do 33 dni w roku kalendarzowym, pracownik zachowuje prawo do 80 procent wynagrodzenia, chyba że przepisy prawa pracy obowiązujące u pracodawcy przewidują wyższe wynagrodzenie. Dla pracownika, który ukończył 50 rok życia, okres ten wynosi łącznie do 14 dni w roku kalendarzowym.

Przepis wskazuje też przypadki prawa do 100 procent wynagrodzenia w okresie z pkt 1:

• wypadek w drodze do pracy lub z pracy,
• choroba przypadająca w czasie ciąży,
• poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

W zadaniach trzeba uważać na dwie liczby: 33 dni i 14 dni. Trzeba też rozdzielić procent wynagrodzenia: zasadniczo 80 procent, a w wymienionych przypadkach 100 procent. Materiał programu obejmuje zasiłki, ale przytoczone przepisy szczegółowo opisują wynagrodzenie chorobowe z art. 92, bez rozwijania zasad zasiłkowych.

Dla składników wynagrodzenia znaczenie ma również praca w godzinach nadliczbowych. Art. 151 § 1 stanowi, że pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z systemu i rozkładu czasu pracy. Jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Ubezpieczenia społeczne, PPK, podatek i umowy cywilnoprawne

Zakres egzaminacyjny obejmuje składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podstawy wymiaru, ograniczenie roczne, zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń, PPK oraz umowy cywilnoprawne. Punktem wyjścia jest art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który wskazuje osoby obowiązkowo podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Wprost wymieniono między innymi:

• pracowników, z wyłączeniem prokuratorów,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, czyli zleceniobiorców, oraz osoby z nimi współpracujące, z zastrzeżeniem ust. 4,
• osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące,
• inne grupy wymienione w dalszych punktach przepisu.

Dla pytań testowych najważniejsze jest rozpoznanie, że pracownicy są obowiązkowo objęci ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, a obok nich przepis wymienia także zleceniobiorców. Nie należy utożsamiać każdej umowy cywilnoprawnej z umową o pracę. Zleceniobiorca jest w art. 6 ust. 1 pkt 4 wymieniony osobno, a stosunek pracy wynika z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Stopy procentowe składek podaje art. 22 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych: 19,52 procent podstawy wymiaru na ubezpieczenie emerytalne, 8,00 procent na ubezpieczenia rentowe, 2,45 procent na ubezpieczenie chorobowe oraz od 0,40 do 8,12 procent na ubezpieczenie wypadkowe. Podział między strony wynika z art. 16: składkę emerytalną pracownika i płatnik finansują w równych częściach, czyli po 9,76 procent; składkę rentową pracownik finansuje w wysokości 1,5 procent, a płatnik 6,5 procent; chorobową finansuje w całości pracownik, a wypadkową w całości płatnik. Roczna podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych jest ograniczona do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (art. 19 ust. 1); ograniczenie to nie dotyczy składki chorobowej, wypadkowej ani zdrowotnej.

Art. 87 § 1 Kodeksu pracy pokazuje również miejsce PPK na liście płac: wpłaty do PPK odlicza się przed potrąceniami wymienionymi w tym przepisie, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Ewidencja księgowa wynagrodzeń i narzutów

Ewidencja księgowa powinna odzwierciedlać trzy poziomy rozrachunków: zobowiązanie wobec pracownika, zobowiązania publicznoprawne oraz koszt pracodawcy. W zadaniu egzaminacyjnym zapis może być wymagany schematycznie, bez numerów kont.

Typowy schemat ujęcia listy płac:

• naliczenie wynagrodzenia brutto: Wn Koszty wynagrodzeń / Ma Rozrachunki z pracownikami,
• potrącenie składek finansowanych z wynagrodzenia pracownika: Wn Rozrachunki z pracownikami / Ma Rozrachunki z ZUS,
• potrącenie zaliczki na podatek dochodowy: Wn Rozrachunki z pracownikami / Ma Rozrachunki z urzędem skarbowym,
• potrącenie wpłat do PPK finansowanych z wynagrodzenia pracownika, jeżeli pracownik nie zrezygnował: Wn Rozrachunki z pracownikami / Ma Rozrachunki z tytułu PPK,
• wypłata wynagrodzenia netto: Wn Rozrachunki z pracownikami / Ma Rachunek bankowy,
• naliczenie narzutów finansowanych przez płatnika: Wn Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń / Ma Rozrachunki z ZUS,
• zapłata zobowiązań do ZUS: Wn Rozrachunki z ZUS / Ma Rachunek bankowy,
• zapłata zaliczki podatkowej: Wn Rozrachunki z urzędem skarbowym / Ma Rachunek bankowy.

Jeżeli w zadaniu pojawia się ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu stosunku pracy, jest to zobowiązanie wobec pracownika wynikające z art. 171 § 1, ujmowane w rozrachunkach z pracownikami analogicznie do innych należności pracowniczych. Jeżeli pojawia się wynagrodzenie za czas choroby z art. 92, należy odróżnić je od zasiłków, jeżeli treść zadania takie rozróżnienie wprowadza.

Na czym najczęściej się potykają

Najczęstsze błędy wynikają z niedoczytania jednego słowa w przepisie albo z dopisywania zasad, których nie ma w podanym materiale.

• Mylenie stosunku pracy ze zleceniem. Art. 22 § 1 wymaga pracy pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Zleceniobiorcy są wymienieni osobno w art. 6 ust. 1 pkt 4 przepisów ZUS.
• Pomijanie składników wynagrodzenia w treści umowy. Art. 29 § 1 wymaga wskazania wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia.
• Błędna kolejność potrąceń. Z art. 87 § 1 jako pierwsze wynikają sumy egzekwowane na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.
• Potrącanie dowolnych należności z wynagrodzenia. Po odliczeniu składek, zaliczki podatkowej i wpłat do PPK przepis pozwala potrącać tylko należności wymienione w art. 87 § 1.
• Zapominanie o PPK w podstawie do dalszych potrąceń. Art. 87 § 1 wskazuje wpłaty do PPK przed katalogiem potrąceń, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.
• Mylenie okresów 33 dni i 14 dni przy wynagrodzeniu chorobowym. Limit 14 dni dotyczy pracownika, który ukończył 50 rok życia.
• Zakładanie, że dokumentacja pracownicza zawsze jest papierowa. Art. 94 pkt 9a dopuszcza postać papierową lub elektroniczną.
• Liczenie 10 lat przechowywania akt od dnia rozwiązania umowy. Art. 94 pkt 9b mówi o 10 latach liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
• Mylenie stopy składki z kwotą, którą finansuje pracownik. Składka emerytalna to 19,52 procent podstawy, ale pracownik finansuje z niej połowę, czyli 9,76 procent; przy rentowej podział jest nierówny - 1,5 procent pracownik i 6,5 procent płatnik.
• Stosowanie rocznego ograniczenia podstawy do wszystkich składek. Trzydziestokrotność ogranicza wyłącznie podstawę składek emerytalnej i rentowych.

Dobrze przygotowana odpowiedź egzaminacyjna powinna więc najpierw zakwalifikować zdarzenie kadrowe, potem ustalić skutki płacowe, następnie wskazać odliczenia i potrącenia w kolejności wynikającej z art. 87 § 1, a na końcu ująć operację w księgach przez rozrachunki z pracownikami, ZUS, urzędem skarbowym, PPK i rachunkiem bankowym.