Inwentaryzacja jest w programie każdego z trzech egzaminów, które obsługuje ten serwis, i wraca na nich w tej samej postaci: pytanie brzmi „którą metodą” albo „w jakim terminie”. Powód jest prosty. Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522) rozstrzyga obie te rzeczy wyliczeniem zamkniętym, więc pytanie ma jedną obronialną odpowiedź, a egzaminator nie musi się spierać o interpretację. To dobra wiadomość: tego bloku da się nauczyć na pewno, w odróżnieniu od zagadnień, w których wszystko zależy od okoliczności.
Trzy metody i przypisanie składników
Art. 26 ust. 1 dzieli majątek na trzy grupy i każdej przypisuje jedną metodę. Podział nie jest uznaniowy - jeżeli składnik jest wymieniony w punkcie pierwszym, to spis z natury jest jedyną dopuszczalną drogą.
- Spis z natury (pkt 1): aktywa pieniężne, ale z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
- Potwierdzenie sald (pkt 2): aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności wraz z udzielonymi pożyczkami oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
- Porównanie z dokumentami i weryfikacja (pkt 3): środki trwałe o utrudnionym dostępie, grunty i prawa zaliczone do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych, a także wszystko, czego nie da się objąć dwiema pierwszymi metodami.
Sama metoda nie kończy się na policzeniu. Punkt pierwszy opisuje pełną procedurę: spis ilości z natury, wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Zdający, który na pytanie o spis z natury odpowiada „policzenie stanu”, odpowiada niepełnie.
Osobna reguła dotyczy cudzego majątku. Zgodnie z art. 26 ust. 2 spisem z natury obejmuje się także składniki należące do innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z powiadomieniem właściciela o wynikach. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania - inaczej każda firma kurierska musiałaby raz w roku spisać zawartość wszystkich paczek.
Terminy i cykle
Zasadą jest inwentaryzacja na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Art. 26 ust. 3 uznaje ten termin za dotrzymany także wtedy, gdy czynności rozłożą się w czasie, ale tylko w wyznaczonych granicach.
Dla większości składników aktywów spis wolno rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i trzeba go zakończyć do 15 dnia następnego roku. Stan ustala się wtedy przez dopisanie albo odpisanie przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu. Jest przy tym warunek, o którym łatwo zapomnieć: stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Z tego ułatwienia wyłączone są aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku produkcji oraz materiały, towary i produkty gotowe odpisywane w koszty w momencie zakupu na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4. Te liczy się na dzień bilansowy i tylko wtedy.
Dwa cykle wydłużone są klasycznym materiałem na pytanie egzaminacyjne, bo różnią się o dwa lata i łatwo je pomylić:
- raz w ciągu 2 lat - zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową,
- raz w ciągu 4 lat - nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz do inwestycji, a także znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Raz w roku, ale bez możliwości przesunięcia, inwentaryzuje się zapasy towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.
Inwentaryzację przeprowadza się także poza rytmem rocznym: na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji albo ogłoszenie upadłości (art. 26 ust. 4).
Rozliczenie różnic
Art. 27 ust. 1 wymaga, żeby przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ust. 2 rozstrzyga rzecz, o którą pytanie wraca najczęściej: ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Nie roku, w którym różnicę wyjaśniono, i nie roku, w którym zapadła decyzja o obciążeniu osoby odpowiedzialnej.
W praktyce różnice dzieli się na niedobory i nadwyżki, a niedobory dalej na mieszczące się w granicach ubytków naturalnych, niezawinione i zawinione. Ujęcie zaczyna się od konta rozliczeniowego:
- ujawniony niedobór:
Wn Rozliczenie niedoborów i nadwyżek / Ma Materiały, - ujawniona nadwyżka:
Wn Materiały / Ma Rozliczenie niedoborów i nadwyżek, - niedobór niezawiniony po rozliczeniu:
Wn Pozostałe koszty operacyjne / Ma Rozliczenie niedoborów i nadwyżek, - niedobór zawiniony:
Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami / Ma Rozliczenie niedoborów i nadwyżek.
Kompensata niedoboru z nadwyżką jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy dotyczy asortymentów podobnych, w tym samym okresie i w tym samym miejscu składowania, a przyczyną jest realne ryzyko pomylenia. Nie jest to sposób na wyzerowanie bilansu różnic.
Kto odpowiada
Art. 4 ust. 5 mówi, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy powierzył je innej osobie lub przedsiębiorcy - z jednym wyjątkiem. Wyłączona jest odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Tej powierzyć nie można.
To najczęściej cytowany fragment art. 4 na egzaminach z rachunkowości i jedyny wyjątek w całym przepisie. Warto go pamiętać w dokładnym brzmieniu, bo pytanie zwykle sprawdza, czy zdający wie, że wyjątek dotyczy spisu z natury, a nie inwentaryzacji w ogóle.
Na czym najczęściej się potykają
Cykl dwuletni mylony z czteroletnim. Dwa lata dotyczą zapasów w strzeżonych składowiskach, cztery lata - nieruchomości i innych środków trwałych na terenie strzeżonym. Zapamiętać można tak: im mniej ruchliwy majątek, tym rzadszy spis.
Pieniądze w kasie i na rachunku traktowane jednakowo. Gotówka w kasie idzie do spisu z natury, środki na rachunku bankowym - do potwierdzenia salda. Ustawa robi to rozróżnienie wprost, nawiasem w art. 26 ust. 1 pkt 1.
Pożyczki wrzucane do spisu z natury. Udzielone pożyczki są należnościami i podlegają potwierdzeniu salda. Spisać można monetę, nie zobowiązanie kontrahenta.
Różnice księgowane w roku wyjaśnienia. Art. 27 ust. 2 wiąże rozliczenie z rokiem, na który przypadał termin inwentaryzacji, a nie z datą decyzji o obciążeniu magazyniera.
Odpowiedzialność kierownika rozciągana na całą inwentaryzację. Wyjątek z art. 4 ust. 5 obejmuje wyłącznie spis z natury. Potwierdzenie sald i weryfikacja mogą być powierzone biuru rachunkowemu jak każdy inny obowiązek.