Podczas inwentaryzacji wykryto niedobór towarów w magazynie w wysokości 5 000 zł. Ustalono, że 3 000 zł to ubytek naturalny, a 2 000 zł to niedobór zawiniony, za który odpowiada magazynier. Jak zaksięgować niedobór zawiniony?

Dlaczego tak: Niedobór zawiniony, za który odpowiada pracownik, jest rozliczany jako należność od pracownika. Księgowanie polega na obciążeniu konta rozrachunków (np. konto 24 Pozostałe rozrachunki z tytułu wynagrodzeń lub konto 23 Rozrachunki z pracownikami) i uznaniu konta 73 Rozliczenie niedoborów i nadwyżek, które jest kontem przychodów/kosztów operacyjnych. Pozostałe warianty błędnie zamieniają strony lub kierują niedobór na koszty działalności operacyjnej, co jest właściwe dla niedoborów niezawinionych.

Podstawa prawna: ustawa o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 27 ust. 2 (rozliczenie różnic) oraz zasady księgowe

Pułapka: Najczęstszym błędem jest odwrócenie zapisu, czyli uznanie konta rozrachunków i obciążenie konta 73, co spowodowałoby zmniejszenie zobowiązania wobec pracownika zamiast zwiększenia należności.