Konta, księgi i dowody to blok, w którym zadania są konkretne: zdający ma wskazać, co wchodzi do ksiąg rachunkowych, jaki element dowodu jest obowiązkowy albo która forma korekty jest w danej sytuacji jedyną dopuszczalną. Wszystkie odpowiedzi mieszczą się w art. 11-25 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522).
Podwójny zapis i budowa planu kont
Każda operacja gospodarcza trafia na co najmniej dwa konta, po stronie Wn jednego i Ma drugiego, w tej samej kwocie. Konta bilansowe przenoszą salda na kolejny rok i zasilają bilans, konta wynikowe zamykają się w wynik finansowy. Konta syntetyczne prowadzi się w księdze głównej, a konta analityczne w księgach pomocniczych, uszczegóławiając zapis syntetyczny bez zmiany jego kwoty. Ustawa nie narzuca wzorcowego planu kont, ale art. 23 ust. 2 wymaga, aby zapis księgowy zawierał oznaczenie kont, których dotyczy, obok daty operacji, rodzaju, numeru i daty dowodu, zrozumiałego opisu operacji, kwoty i daty zapisu.
Art. 17 ust. 1 wskazuje, dla czego księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności: dla środków trwałych i wartości niematerialnych wraz z odpisami, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami jako imiennej ewidencji wynagrodzeń, operacji sprzedaży i zakupu, kosztów i istotnych składników aktywów oraz operacji gotówkowych, gdy jednostka prowadzi kasę.
Z czego składają się księgi i kiedy się je otwiera
Art. 13 ust. 1 wymienia pięć zbiorów tworzących księgi rachunkowe: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów, czyli inwentarz. Dziennik zawiera ujęcie chronologiczne, jego zapisy muszą być kolejno numerowane, a obroty liczone w sposób ciągły i uzgadnialne z zestawieniem obrotów i sald księgi głównej (art. 14). Przy prowadzeniu ksiąg komputerowo zapis dostaje automatycznie nadany numer pozycji w dzienniku oraz dane pozwalające ustalić osobę odpowiedzialną za jego treść. Księgi drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego, a za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie ich treści na trwały informatyczny nośnik danych (art. 13 ust. 6).
Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od zdarzenia: na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego następnego roku obrotowego, na dzień zmiany formy prawnej, na dzień wpisu połączenia lub podziału tworzącego nową jednostkę oraz na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości (art. 12 ust. 1). Zamyka się je nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zdarzenia, w tym na dzień kończący rok obrotowy (ust. 2). Można nie zamykać i nie otwierać ksiąg przy przekształceniu spółki osobowej w inną osobową lub kapitałowej w inną kapitałową oraz przy połączeniu rozliczanym metodą łączenia udziałów bez powstania nowej jednostki (ust. 3), a także za rok, w którym działalność przez cały czas pozostawała zawieszona, o ile nie ma odpisów amortyzacyjnych ani innych zdarzeń o skutkach majątkowych (ust. 3b). Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg jednostki kontynuującej działalność następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (ust. 4), a samo zamknięcie polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów.
Cechy ksiąg i terminy zestawień
Art. 24 wymaga, aby księgi były rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone bieżąco. Rzetelne, czyli odzwierciedlające stan rzeczywisty. Bezbłędne, czyli z kompletnymi i poprawnymi zapisami oraz działającymi procedurami kontrolnymi. Sprawdzalne, czyli pozwalające stwierdzić poprawność zapisów i przejść od dowodu do sprawozdania. Bieżące oznacza tu twarde terminy: zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym; wpłaty i wypłaty gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrót detaliczny i gastronomia muszą być ujęte w tym samym dniu.
Dowód księgowy i poprawianie błędów w dowodzie
Dowody źródłowe dzielą się na zewnętrzne obce, zewnętrzne własne i wewnętrzne (art. 20 ust. 2). Dowody sporządzane przez jednostkę to zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe (ust. 3), przy czym dowód zastępczy nie może dotyczyć zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług ani skupu metali nieżelaznych od ludności (ust. 4).
Art. 21 ust. 1 wymienia sześć obowiązkowych elementów dowodu: rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron z nazwami i adresami, opis operacji i jej wartość, datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia, jeżeli jest inna, podpis wystawcy i osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej. Ten ostatni element to dekretacja.
W dowodach nie wolno niczego wymazywać ani przerabiać (art. 22 ust. 1). Błąd w dowodzie zewnętrznym obcym koryguje się wyłącznie przez wysłanie kontrahentowi dokumentu ze sprostowaniem (ust. 2). Błąd w dowodzie wewnętrznym poprawia się przez skreślenie z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie treści poprawnej, datę i podpis, przy czym nie można poprawiać pojedynczych liter ani cyfr (ust. 3).
Storno czarne i storno czerwone
Korekty zapisów reguluje art. 25. Pierwszy sposób to skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności zapisu błędnego, z podpisem i datą; poprawki trzeba wprowadzić jednocześnie we wszystkich księgach i nie mogą one nastąpić po zamknięciu miesiąca. Drugi sposób to dowód korygujący, dokonywany tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Zapis dodatni to storno czarne, które odwraca błędne księgowanie zapisem po stronach przeciwnych, ale sztucznie zawyża obroty obu kont. Zapis ujemny to storno czerwone, które powtarza błędne księgowanie po tych samych stronach kwotą ujemną i obrotów nie zniekształca.
Błędne zaksięgowanie faktury za materiały na koncie usług obcych można wtedy poprawić zapisem czerwonym Wn Usługi obce / Ma Rozrachunki z dostawcami kwotą ujemną i zapisem prawidłowym Wn Materiały / Ma Rozrachunki z dostawcami, albo stornem czarnym Wn Rozrachunki z dostawcami / Ma Usługi obce i ponownym poprawnym księgowaniem.
Na czym najczęściej się potykają
Pierwsza pułapka dotyczy wyboru metody korekty. Art. 25 ust. 2 przesądza, że po zamknięciu miesiąca oraz przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera dozwolony jest wyłącznie dowód korygujący. Skreślenie z art. 25 ust. 1 pkt 1 jest w takiej sytuacji odpowiedzią błędną, choć w zadaniu brzmi naturalnie.
Druga to mylenie korekty zapisu z korektą dowodu. Storno poprawia zapis w księgach. Dowodu zewnętrznego obcego nie poprawia się w ogóle we własnym zakresie, tylko wysyła kontrahentowi sprostowanie.
Trzecia to terminy. Zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy ma termin 85 dni po dniu bilansowym, sporządzenie sprawozdania finansowego 3 miesiące, otwarcie ksiąg 15 dni od zdarzenia, zamknięcie 3 miesiące od zdarzenia, a ostateczne zamknięcie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Cztery różne liczby, które w zadaniach są podstawiane jedna za drugą.
Czwarta to skład ksiąg rachunkowych. Inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów, jest elementem ksiąg. Sprawozdanie finansowe, polityka rachunkowości i dokumentacja opisująca system informatyczny elementem ksiąg nie są.
Piąta dotyczy dekretacji. Wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach to element obowiązkowy dowodu z art. 21 ust. 1 pkt 6, a nie dodatkowa czynność techniczna, którą można pominąć przy księgowaniu komputerowym.
Szósta to przenoszenie reguł podatkowych na księgi. Szczegółowość ewidencji operacji sprzedaży i zakupu ustawa wiąże z celami podatkowymi (art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5), ale wymogi co do treści dowodu i formy korekty wynikają wyłącznie z ustawy o rachunkowości i obowiązują niezależnie od tego, czy dokument jest fakturą.