Rachunkowość w Polsce opiera się na jednym akcie: ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522). Pytania z bloku podstaw rzadko wymagają księgowania. Sprawdzają, czy potrafisz powiedzieć, kto podlega ustawie, jaki status wielkościowy ma opisana jednostka i którą zasadę nadrzędną narusza sytuacja z zadania. Poniżej brzmienie przepisów, które w tych pytaniach wraca najczęściej.
Kto podlega ustawie o rachunkowości
Zakres podmiotowy jest w art. 2 ust. 1 i obejmuje podmioty mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
- spółki handlowe, osobowe i kapitałowe, także w organizacji, spółki cywilne oraz inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
- osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro;
- jednostki działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, o funduszach inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych i o funduszach emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
- gminy, powiaty, województwa i ich związki wraz z jednostkami i zakładami budżetowymi;
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych oraz jednostki otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetu jednostki samorządu terytorialnego albo funduszy celowych.
Podmiot spod progu 2 500 000 euro może przejść na księgi rachunkowe dobrowolnie, zawiadamiając urząd skarbowy przed rozpoczęciem roku obrotowego. Limit ten przelicza się po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, a nie na dzień bilansowy. Jednostki stosujące MSR stosują ustawę w zakresie przez MSR nieuregulowanym (art. 2 ust. 3).
Cztery kategorie jednostek i progi w złotych
Od 1 stycznia 2025 r. progi wielkościowe są wyrażone w złotych i siedzą w art. 3 ust. 1 pkt 1a-1d. Jednostka mikro nie przekracza co najmniej dwóch z trzech wielkości: 2 000 000 zł sumy aktywów bilansu, 4 000 000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz 10 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty. Jednostka mała, która nie jest mikro, mieści się w progach 33 000 000 zł, 66 000 000 zł i 50 osób. Jednostka średnia, która nie jest ani mikro, ani małą, mieści się w progach 110 000 000 zł, 220 000 000 zł i 250 osób. Jednostka duża te dwie z trzech wielkości przekracza.
Mechanika jest dla każdej kategorii identyczna i to ona bywa treścią pytania. Status ustala się łącznie za rok obrotowy, za który sporządzane jest sprawozdanie, oraz za rok go poprzedzający. Utrata statusu następuje wtedy, gdy jednostka przekroczyła co najmniej dwie z trzech wielkości w obu tych latach. Jednostka rozpoczynająca działalność albo prowadzenie ksiąg w sposób określony ustawą ocenia wyłącznie rok, w którym zaczęła.
Zasady nadrzędne w brzmieniu ustawy
Ustawa nie ma jednego katalogu zasad, rozrzuca je po art. 4-7. Wierny i rzetelny obraz to obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 1) wraz z klauzulą z ust. 1b: jeżeli w wyjątkowych przypadkach zastosowanie przepisu uniemożliwiłoby taki obraz, jednostka przepisu nie stosuje, a przyczyny i wpływ opisuje w informacji dodatkowej. Przewaga treści nad formą jest w art. 4 ust. 2: zdarzenia ujmuje się zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Zasada ciągłości (art. 5 ust. 1) nakazuje stosować przyjęte zasady w sposób ciągły oraz ująć stany z dnia zamknięcia ksiąg w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku. Kontynuacja działalności (art. 5 ust. 2) to założenie prowadzenia działalności w dającej się przewidzieć przyszłości w niezmniejszonym istotnie zakresie, ocenianej przez kierownika za okres nie krótszy niż rok od dnia bilansowego.
Memoriał (art. 6 ust. 1) każe ująć wszystkie osiągnięte przychody i obciążające jednostkę koszty dotyczące roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty. Współmierność (art. 6 ust. 2) dokłada do aktywów lub pasywów koszty i przychody dotyczące przyszłych okresów oraz koszty przypadające na okres, a jeszcze nieponiesione. Polisa opłacona w grudniu, a dotycząca całego następnego roku, idzie zapisem Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów / Ma Rozrachunki z dostawcami, a dopiero w kolejnych miesiącach Wn Ubezpieczenia majątkowe / Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Ostrożność (art. 7 ust. 1) nakazuje uwzględnić w wyniku, bez względu na jego wysokość, zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej aktywów, wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne, wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne oraz rezerwy na znane ryzyko i grożące straty. Jednostka mikro i mała mogą z ostrożności zrezygnować w zakresie odpisów aktualizujących i rezerw (art. 7 ust. 2b), ale nie mogą tego zrobić jednostki sektora finansów publicznych, spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki jawne i komandytowe, w których wspólnikami o nieograniczonej odpowiedzialności są spółki kapitałowe (ust. 2c). Zakaz kompensat (art. 7 ust. 3) zabrania kompensowania różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów oraz zysków i strat nadzwyczajnych.
Polityka rachunkowości, uproszczenia i odpowiedzialność
Rachunkowość jednostki obejmuje siedem elementów wymienionych w art. 4 ust. 3: politykę rachunkowości, prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, okresową inwentaryzację, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku, sporządzanie sprawozdań, gromadzenie i przechowywanie dowodów oraz poddanie sprawozdań badaniu, złożeniu i ogłoszeniu w przewidzianych przypadkach.
Uproszczenia są dopuszczalne, jeżeli nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na obowiązek z art. 4 ust. 1 (art. 4 ust. 4), a zasada istotności z ust. 4a zawiera zastrzeżenie, o którym łatwo zapomnieć: pozycji nie można uznać za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. W sprawach nieuregulowanych ustawą jednostka może sięgnąć po krajowe standardy rachunkowości, a w razie braku odpowiedniego standardu krajowego po MSR (art. 10 ust. 3).
Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki (art. 4 ust. 5), również wtedy, gdy powierzył je innej osobie lub przedsiębiorcy prowadzącemu usługowo księgi. Przyjęcie odpowiedzialności musi być stwierdzone pisemnie, a przy organie wieloosobowym bez wskazanej osoby odpowiadają wszyscy członkowie. Usługowe prowadzenie ksiąg wymaga dziś tylko pełnej zdolności do czynności prawnych, niekaralności za przestępstwa wskazane w art. 76a ust. 3 oraz ubezpieczenia OC z art. 76h ust. 1.
Na czym najczęściej się potykają
Najczęstsza pomyłka to podstawienie progów w złych jednostkach. Progi mikro i małej są w złotych (2 000 000 zł, 4 000 000 zł, 10 osób oraz 33 000 000 zł, 66 000 000 zł, 50 osób), natomiast progi obowiązkowego badania z art. 64 ust. 1 pkt 4 pozostały w euro i wynoszą 3 125 000 euro sumy aktywów oraz 6 250 000 euro przychodów przy zatrudnieniu 50 osób. Dwa różne zestawy liczb w dwóch różnych walutach.
Druga pułapka to kurs. Progi wielkościowe i progi badania przelicza się po średnim kursie NBP na dzień bilansowy, ale limit 2 500 000 euro z art. 2 ust. 1 pkt 2 po kursie z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego.
Trzecia to warunek dwóch lat. Status nadaje się i traci na podstawie dwóch kolejnych lat obrotowych i zawsze przy co najmniej dwóch z trzech wielkości. Odpowiedź oparta na jednym roku albo na jednej przekroczonej wielkości jest błędna.
Czwarta to mylenie memoriału ze współmiernością. Memoriał odpowiada na pytanie, czy koszt w ogóle ująć w danym roku mimo braku zapłaty. Współmierność odpowiada, do którego okresu koszt przypisać i czy przechodzi przez rozliczenia międzyokresowe.
Piąta dotyczy odpowiedzialności. Powierzenie ksiąg biuru rachunkowemu nie zdejmuje odpowiedzialności z kierownika jednostki, a odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie da się przenieść w ogóle. Nie ma też już certyfikatu księgowego jako warunku usługowego prowadzenia ksiąg.
Szósta to adres publikacyjny. Aktualny tekst jednolity ustawy o rachunkowości to Dz.U. 2026 poz. 522; wersje krążące w sieci pod adresem z 2023 r. nie zawierają progów w złotych ani kategorii jednostki średniej i dużej.